3. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

            ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวม (Integrated) ทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวม ข้อมูลในลักษณะ ระบบเดียว เนื่องจาก ขนาดของข้อมูลจะใหญ่และมีความสลับซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูล ทำได้ยาก และการนำไปใช้ก็สับสนไม่สะดวก จึงจำเป็นต้อง มีการแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย ๆ 4 ส่วน ดังนี้


รูปที่ 2 แสดงส่วนประกอบระบบย่อย MIS (Parker and Case, 1993 : 10)

           

1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) (TPS) เป็นระบบ ที่เกี่ยวข้อง กับการดำเนินงานประจำวันของ องค์การ เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน การบันทึกรายการ ต่าง ๆ กับตัวแปรอื่น ๆ เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) คลังสินค้า (Inventory) การผลิต (Production) รวมทั้งบัญชีลูกหนี้ (Account receivable) บัญชีเจ้าหนี้ (Account payable) งบดุล (Balance sheet) และระบบการจ่ายเงินเดือน 

            2. ระบบการจัดการรายการ (Management Reporting Systems) (MRS) ระบบนี้ช่วยในการ จัดเตรียมรายงาน เพื่อตอบ สนอง ต่อความต้องการของผู้ใช้ (User) ซึ่งระบบนี้คิดค้นขึ้นมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเตรียมข้อมูล ให้กับผู้บริหาร เพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ รายงานที่เตรียม ขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary report) หรือจะพิจารณา รายละเอียดของข้อมูลก็ได้ (Detail report)

            3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) (DSS) ทำหน้าที่ในการอำนวย ความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูล เพื่อที่จะใช้ประโยชน์ใน การตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยผู้จัดการ ที่นั่งอยู่หน้า เครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนำข้อมูล มาใช้ในการวิเคราะห์และรายงานผลได้ทันต่อความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถ ในการใช้งานได้ดีกว่า ระบบ ประมวลผล รายการและระบบรายงานการจัดการ เนื่องจากระบบ DSS สามารถที่จะปรับเปลี่ยนตัวแปรที่แตกต่าง กันแล้วทำการ ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาเป็น GDSS (Group Decision Support System) ซึ่งสามารถที่จะตอบสนอง หรือส่งเสริม ระบบการตัดสินแบบกลุ่ม โดยการสร้างเครือข่าย ระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในลักษณะเครือข่ายเฉพาะ (Local Area Network) หรืออินทราเน็ต (Intranet) ได้

            4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems) (OIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ ใน สำนักงาน  โดยอาศัย อุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ (Computer-base) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่อง สแกนเนอร์ (Scanner) เครื่องโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word processing) โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิต (Microsoft office) โปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) และโปรแกรมไอซีคิว (ICQ) เป็นต้น 

        

  นอกจากนั้นยังมีระบบอื่น ๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับ ระบบสารสนเทศ เพื่อการจัดการ (Management Information Systems) เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการนำไปใช้ เช่น ระบบ ผู้เชี่ยวชาญ (Expert system) ระบบอัจฉริยะ (Artificial intelligence) ในทางปฏิบัติเราจะต้องมีระบบสารสนเทศ เพื่อการ จัดการมาสนับสนุน การบริหารในระดับ นโยบาย และ แผน ขององค์การ จึงทำให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support Systems) (ESS)ระบบสนับ สนุน  ผู้บริหาร (Executive Support Systems) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์การโดย จะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายใน องค์การ ในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์การ โดยพิจารณาข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายนอก องค์การและนำมาประกอบการตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอน ดังนั้น ระบบสนับสนุน ผู้บริหาร (ESS) จึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์นโยบายบริษัท โดนส่วน ใหญ่มักจะมีรูปเมนู (Menu) กราฟิก (Graphic) และอาศัยการติดต่อสื่อสาร (Communication) รวมถึงการประมวลผลในท้องถิ่น (Local processing)